7 maneras en las que los contadores pueden aprovechar un sistema contable en la nube

Noviembre 8 del 2024.-¿Eres contador y estás constantemente buscando formas para mejorar el servicio que ofreces a tus clientes? La respuesta está en la tecnología especializada. Es decir, en el uso de un programa de contabilidad en la nube, que es una herramienta que contribuye a ahorrar tiempo, así como mejorar la eficiencia.

Se trata de una herramienta digital que permite a los contadores gestionar y almacenar toda la información financiera en servidores en línea. Esto significa que los datos se pueden consultar de forma segura desde cualquier lugar, y dispositivo con conexión a internet, para así facilitar el manejo de la contabilidad.

Te invitamos  a seguir leyendo, si quieres conocer cómo esta tecnología sirve para automatizar tareas tediosas y repetitivas, para tener un mejor respaldo de datos, poder analizar mejor la información financiera de tus clientes y poder ampliar tu cartera, sin sacrificar la calidad del servicio.

1. Acceso remoto y colaboración en tiempo real

El acceso a la información contable desde cualquier lugar es muy útil en el contexto actual, cuando muchas empresas trabajan en modalidad remota.

Además, la facilidad de colaborar en tiempo real, permite a todos los usuarios involucrados (del cliente y del equipo contable) trabajar en los mismos documentos, sin necesidad de enviarlos por correo electrónico. Esto ayuda a evitar confusiones, agilizar el flujo de trabajo y tener siempre la información actualizada.

Por ejemplo:

En una revisión fiscal, el contador y su equipo pueden visualizar y modificar los mismos documentos, mientras el cliente, incluso desde su propia oficina, puede revisar los avances y enviar comentarios.

Esto ahorra tiempo, reduce errores y permite a los contadores concentrarse en aspectos críticos del análisis financiero en lugar de perder tiempo en el envío y coordinación de múltiples documentos.

2. Automatización de tareas repetitivas

Una de las características más valoradas de un software contable, como Siigo Nube, es la capacidad de automatizar tareas que, de otra manera, llevarían horas de trabajo manual.

Por ejemplo, estos programas pueden registrar transacciones automáticamente, categorizar ingresos y gastos, e incluso crear asientos contables a partir de las transacciones registradas.

Dicha funcionalidad es útil en operaciones recurrentes, como pagos de nómina o facturación, que se pueden configurar para ejecutarse automáticamente según el calendario del cliente.

Además de ahorrar tiempo, la automatización también reduce la probabilidad de inexactitudes, en el proceso de registro. Así, los contadores pueden enfocarse en actividades de análisis y asesoría, con el fin de generar un mayor valor para sus clientes.

3. Seguridad de la información y respaldo en la nube

Cuando se trabaja con información confidencial e importante, como es la contabilidad de múltiples clientes, uno de los factores que más preocupan es la protección de los datos.

Es por eso que el uso de un software contable también representa una ventaja en ese sentido, ya que suele incorporar robustos sistemas de seguridad, como el cifrado de datos y diversos sistemas de autenticación, para garantizar que solo los usuarios autorizados tengan acceso a la información.

Además, estos sistemas se actualizan continuamente para proteger los datos frente a amenazas cibernéticas emergentes, de forma que no tienes que invertir en antivirus adicionales, como cuando se tiene la información guardada en las computadoras o servidores locales.

Otra ventaja significativa es el respaldo automático en la nube. Esto quiere decir que los datos almacenados se guardan automáticamente en múltiples ubicaciones, para minimizar el riesgo de pérdida de información.

4. Escalabilidad y adaptabilidad para manejar más clientes

Para los contadores que buscan expandir su cartera de clientes, un software en la nube ofrece un margen de escalabilidad.

A diferencia de los sistemas tradicionales, que pueden requerir licencias adicionales o actualizaciones de hardware, las soluciones en la nube se adaptan a las necesidades de crecimiento de cada profesional o firma contable.

Con este tipo de programas, es sencillo aumentar la capacidad de almacenamiento o añadir usuarios, sin necesidad de instalaciones adicionales.

5. Generación de reportes en tiempo real

Una de las funcionalidades más apreciadas de un software contable en la nube es que facilita la generación de reportes personalizados.

Esto quiere decir que, gracias a la sincronización continua de datos, los contadores pueden acceder a información actualizada y elaborar gráficas estadísticas en segundos, sin necesidad de esperar por cierres manuales o consolidaciones de datos.

Con este tipo de información en mano, los expertos contables pueden analizar datos en poco tiempo y ofrecer asesorías personalizadas a cada cliente.

Por ejemplo, al analizar los flujos de efectivo o los márgenes de ganancia, los contadores pueden ofrecer recomendaciones fundamentadas, para optimizar el desempeño financiero de los negocios de sus clientes.

6. Facilitación de auditorías y declaraciones fiscales

Por otro lado, la facilidad de acceso a los datos contables en la nube simplifica enormemente la preparación de auditorías y la presentación de declaraciones fiscales:

Al centralizar la información en una plataforma accesible, se elimina la necesidad de recopilar físicamente documentos y se optimiza el acceso a todos los registros necesarios.

Este tipo de plataforma permite tener los registros bien organizados para calcular con precisión los impuestos y agilizar los procesos de auditoría.

Muchos de estos sistemas cuentan con módulos que generan automáticamente reportes y cálculos fiscales, actualizados conforme a las regulaciones vigentes, como un gran apoyo,  al generar y presentar declaraciones fiscales, dentro de los plazos establecidos.

7. Reducción de costos operativos

Otra ventaja de los software contables en la nube es la reducción de costos:

A diferencia de los programas de contabilidad tradicionales, que requieren comprar licencias, las soluciones en la nube suelen ofrecerse bajo un modelo de suscripción que incluye mantenimiento y actualizaciones periódicas.

También se reduce la necesidad de inversión en equipos de alto rendimiento, ya que los sistemas de la nube no demandan gran capacidad de almacenamiento local, ni otras especificaciones técnicas importantes.

En tercer lugar, la automatización de tareas ayuda a reducir la cantidad de errores y de tiempo necesario para completar tareas rutinarias, lo que a su vez disminuye los costos operativos en el mediano y largo plazo.

La adopción de un software contable en la nube representa una excelente oportunidad para que los contadores optimicen su trabajo, mediante diversas ventajas como la colaboración en tiempo real, la generación de reportes instantáneos y la automatización de tareas repetitivas.

Estas herramientas agilizan los procesos contables, ofrecen mayor seguridad y escalabilidad, para que los despachos contables puedan expandir su cartera de clientes, sin sacrificar la calidad de sus servicios.

Con todo lo que revisamos, ahora sabes por qué un software de contabilidad en la nube es una inversión que, además de mantenerlos a la vanguardia, se traduce en beneficios a largo plazo, tanto para los contadores, como para sus clientes.